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Il Regolamento di mediazione di Riconciliamo

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Art. 1 - Applicazione del regolamento

1. Il presente regolamento si applica alla procedura di Mediazione delle controversie, amministrate dall’Organismo di Mediazione RICONCILIAMO SRLS, che le Parti intendono risolvere bonariamente, in relazione a: disposizione di legge, invito del Giudice, una clausola negoziale o di proprio impulso, ai sensi del D. Lgs. n. 28/10 e successive modifiche.

2. Di intesa tra l’Organismo e le Parti, le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento di Mediazione.

Art. 2 - Avvio della mediazione

1. La Parte di una lite che intende avviare la Mediazione può farlo depositando presso la sede di RICONCILIAMO, ovvero con modalità telematiche, l’istanza di avvio, secondo il modello predisposto o altro documento equipollente che deve contenere:
a) l’indicazione di RICONCILIAMO e del tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
b) il nome, i dati identificativi e i recapiti delle Parti e di loro eventuali rappresentanti e/o Consulenti e/o Avvocati presso cui effettuare le comunicazioni;
c) l’oggetto della lite;
d) le ragioni della pretesa;
e) il valore della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal Codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero in caso di notevole divergenza tra le Parti, rilevata prima della prosecuzione oltre il primo incontro, RICONCILIAMO decide il valore di riferimento, secondo i criteri previsti dalla normativa vigente, e lo comunica alle Parti. In questi casi, se all’esito del procedimento di Mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.

2. La Mediazione ha una durata non superiore a 3 (tre) mesi dal deposito dell’istanza, salva diversa volontà delle Parti. In caso di ricorso alla Mediazione su invito del Giudice, il termine decorre dalla scadenza da questi fissata per il deposito dell’istanza.

3. L’Organismo comunica alle Parti l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura.

4. La Parte convocata è invitata a comunicare la propria adesione tempestivamente. L’adesione e l’eventuale richiesta di rinvio del primo incontro è condizionata alla corresponsione delle spese di avvio.

5. Le richieste di rinvio del primo incontro saranno comunque valutate caso per caso dall’Organismo, sentito il Mediatore e le altre Parti e comunque non oltre i termini di cui all’Art. 6, co. 1 del D. Lgs. n. 28/2010 e successive modifiche.

Art. 3 - Luogo della mediazione

1. La Mediazione si svolge nelle sedi fisiche di RICONCILIAMO.

2. In alternativa, con il consenso di tutte le Parti e del Mediatore e del Responsabile dell’Organismo, RICONCILIAMO può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più conveniente.

Art. 4 - Elenco dei mediatori e nomina

1. Il Mediatore è nominato a rotazione tra quelli inseriti nell’elenco dei Mediatori indipendenti di RICONCILIAMO, tenute in considerazione la specifica competenza professionale desunta soprattutto dalla tipologia di laurea posseduta, l’esperienza professionale, l’eventuale preferenza espressa dalle Parti e la disponibilità del Mediatore.

2. RICONCILIAMO si riserva, in casi eccezionali, la possibilità di indicare il nominativo del Mediatore una volta decorso il termine per l’adesione di Parte Convocata.

3. RICONCILIAMO si riserva la possibilità di avvalersidelle strutture, del personale e dei Mediatori di altri organismi iscritti al Registro con i quali abbia raggiunto a tal fine un accordo, anche per singoli affari di Mediazione.

Art. 5 - Indipendenza, imparzialità e sostituzione del mediatore

1. Il Mediatore nominato prima dell’inizio dell’incontro di Mediazione è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenzae imparzialità, con esplicito riferimento al Codice europeo di condotta per Mediatori.

2. In casi eccezionali, RICONCILIAMO può sostituire il Mediatore con un altro del proprio elenco.

3. A procedimento iniziato, qualora il Mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l’imparzialità o l’indipendenza, e comunque in ogni altro caso di oggettivo impedimento, l’Organismo provvederà alla sua sostituzione dopo aver informato le Parti.

Art. 6 - Presenza delle parti, rappresentanza, assistenza e tirocinio assistito

1. RICONCILIAMO richiede alle Parti di partecipare agli incontri di Mediazione personalmente. La partecipazione per il tramite di rappresentanti è consentita solo in presenza di giustificati motivi apposita procura speciale per il procedimento di Mediazione, che dovrà essere tempestivamente inviata all’organismo. In caso di presenza del solo legale, il verbale di Mediazione darà atto che il legale è presente sia in assistenza sia in rappresentanza della Parte.

2. L’assistenza legale è disciplinata da norme di legge. Si specifica che le Parti possono farsi assistere da uno o più consulenti di propria fiducia. Nelle mediazioni c.d. volontarie, i legali possano intervenire per assistere le Parti nel momento conclusivo dell’accordo di Mediazione, anche al fine di sottoscriverne il contenuto e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 12 del D.Lgs. 28/2010 e successive modifiche.

3. RICONCILIAMO consente gratuitamente il tirocinio assistito di cui all’Art. 8, co. 4 del D.M. 180/2010. Alla Mediazione possono assistere, con il consenso delle Parti e del Mediatore designato, uno o più Mediatori a titolo di tirocinio assistito e gratuito. I tirocinanti saranno tenuti a sottoscrivere una dichiarazione di riservatezza rispetto all’intero procedimento di Mediazione.

Art. 7 - Incontri di mediazione e poteri del mediatore

1. Il Mediatore è libero di condurre gli incontri di Mediazione con le modalità ritenute più opportune, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle Parti e la necessità ditrovare una rapida soluzione della lite. Il Mediatore non ha il potere di imporre alle Parti alcuna soluzione, ed ha la facoltà di tenere incontri congiunti e separati.

2. Il primo incontro tra le Parti e il Mediatore avviene entro trenta giorni dal deposito dell’istanza, salvo eventuali esigenze delle Parti, ed ha lo scopo di verificare le concrete possibilità di successo del tentativo di conciliazione.

3. Il Mediatore durante il primo incontro di Mediazione, ai sensi dell’art. 8, co. 1 del D.Lgs. 28/2010 “[…] chiarisce alle Parti la funzione e le modalità di svolgimento della Mediazione. Il Mediatore, sempre nello stesso primo incontro, invita poi le Parti e i loro Avvocati a esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di Mediazione e nel caso positivo procede con lo svolgimento”.

4. Se le Parti decidono di porre termine al tentativo di conciliazione durante il primo incontro, il procedimento si conclude con esito negativo.

5. Se le Parti e i loro Avvocati ritengono che sussistano le condizioni per la soluzione della controversia, le Parti sottoscrivono un apposito verbale accettando il presente Regolamento e impegnandosi a versare le indennità dovute. In tal caso la procedura di Mediazione prosegue immediatamente oppure in successivi incontri.

6. Il Mediatore può aggiornare la Mediazione affinché le Parti possano analizzare specifiche proposte, raccogliere nuove informazioni, predisporre documenti di cui si rendesse necessaria l’acquisizione o per qualsiasi altra ragione ritenuta idonea ad agevolare la conciliazione.

7. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, con il previo consenso delle Parti, il Mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti tenuti presso i tribunali. Il loro compenso, interamente a carico delle Parti, è determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le Parti.

8. Le Parti hanno diritto di accesso agli atti della Mediazione depositati in sessione comune e ciascuna Parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti vengono custoditi dall’Organismo in apposito fascicolo registrato e numerato per un periodo di 3 (tre) anni, decorrente dalla conclusione della procedura.

Art. 8 - Conclusione della mediazione

1. La Mediazione si considera conclusa quando:
a) le Parti hanno conciliato la controversia;
b) le Parti, o una di esse, manifestano l’impossibilità di conciliare la lite;
c) sono decorsi infruttuosamente tre mesi dal deposito dell’istanza di Mediazione o dall’invito del Giudice, salvo diverso accordo delle Parti con il Mediatore e l’Organismo.

2. Di quanto al punto precedente si dà atto in apposito processo verbale rilasciato dalla segreteria dell’Organismo alle Parti che ne facciano richiesta, fatta salva la facoltà di RICONCILIAMO di non consegnarli a chi non avesse integralmente saldato tutte le spettanze dovute.

3. Se è raggiunto un accordo amichevole, il Mediatore forma processo verbale contenente il testo dell’accordo medesimo. L’accordo raggiunto, anche per adesione di tutte le Parti all’eventuale proposta del Mediatore, deve essere redatto in forma scritta e firmato dalle Parti o dai loro rappresentanti.

4. Se la conciliazione non riesce, il Mediatore forma apposito processo verbale con l’eventuale indicazione della proposta, previo consenso di tutte le Parti coinvolte nel procedimento.

5. Qualora con l’accordo conciliativo le Parti concludano uno dei contratti o compiano uno degli atti previsti dall’Art. 2643 e ss. c.c., per procedere alla trascrizione dello stesso, la sottoscrizione del processo verbale di Mediazione deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

6. Al termine di ogni Mediazione a ciascuna Parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, da trasmettere al responsabile del Registro degli organismi di Mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia.

Art. 9 - Obbligo di riservatezza

1. Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della Mediazione sono riservate e trattate da RICONCILIAMO in conformità alle disposizioni previste dal Regolamento (UE) 2016/679 e successive modificazioni.

2. I documenti prodotti dalle Parti possono essere comunicati alle altre Parti partecipanti al procedimento, con l’eccezione di quelli riportanti la dicitura “RISERVATO AL MEDIATORE”.

3. Il Mediatore, il Mediatore tirocinante e tutti coloro che prestano il proprio servizio all’interno di RICONCILIAMO non possono essere obbligati a riferire informazioni o fatti appresi nel corso della Mediazione, a testimoniare o comunque a produrre elementi di prova riguardanti la Mediazione in qualsiasi procedimento giurisdizionale, arbitrale o di altra natura.

4. Le Parti e ogni altra persona partecipante alla Mediazione – inclusi gli Avvocati ed eventuali consulenti – sono tenuti a mantenere la massima riservatezza e a non fare affidamento, o presentare come prova in qualsiasi procedimento arbitrale, giudiziale o di altra natura:
a) opinioni espresse, suggerimenti o offerte fatte dalla controparte, o dal Mediatore;
b) ammissioni fatte dalla controparte;
c) la circostanza che una delle Parti abbia o meno indicato la volontà di accettare una proposta di soluzione della lite fatta dalla controparte o dal Mediatore.

5. L’obbligo di riservatezza non opera se, e nella misura in cui:
a) tutte le Parti consentono a derogarvi;
b) sussiste un diverso obbligo di legge da valutare caso per caso;
c) esiste il pericolo concreto di un pregiudizio alla vita o alla salute di una persona;
d) esiste il pericolo concreto di imputazione penale in caso di osservanza dell’obbligo.

Art. 10 - Indennità e gratuito patrocinio

1. Salvo diverso accordo scritto tra le Parti e RICONCILIAMO, le indennità da corrispondere da ciascuna Parte in base al valore indicato in istanza, eventualmente modificato dall’Organismo nel corso del primo incontro, che include anche il compenso del Mediatore, sono quelle in vigore al momento dell’avvio della procedura, come da tabella allegata al presente Regolamento, conformemente a quanto previsto dal D.M. 180/2010.

2. Le spese di avvio devono essere corrisposte: dall’istante/i, al momento del deposito dell’istanza di Mediazione; da ciascuna Parte chiamata al momento della sua adesione al procedimento. Le spese di Mediazione, e le eventuali spese vive documentate, devono essere corrisposte all’esito del primo incontro di Mediazione, ove le Parti si siano determinate a proseguire nel procedimento.

3. Nel caso in cui sia previsto dalla legge, nessuna spesa di Mediazione è dovuta dalla Parte che si trova nelle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato ai sensi dell’Art. 76 del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia di cui al DPR 30 maggio 2002 n. 115.

Art. 11 - Responsabilità delle parti

1. È di competenza esclusiva delle Parti verificare:

4. l’assoggettabilità della controversia alla procedura di Mediazione. RICONCILIAMO non può essere ritenuta responsabile di eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle Parti all’atto del deposito dell’istanza e non riconducibili alla condotta negligente dell’Organismo;
a) il tribunale territorialmente competente a conoscere la controversia;
b) le indicazioni circa l’oggetto, le ragioni della pretesa e la natura della controversia contenute nell’istanza di Mediazione;
c) l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla Mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario;
d) i recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
e) la determinazione del valore della controversia;
f) la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;
g) le dichiarazioni in merito alla sussistenza delle condizioni per l’ammissione al gratuito patrocinio ai sensi dell’art. 76 del D.P.R. 30 maggio 2002, n. 115;
h) l’insussistenza di più istanze di Mediazione relative alla stessa controversia;
i) ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al Mediatore dal deposito dell’istanza sino alla conclusione della procedura.

2. RICONCILIAMO non può essere comunque ritenuta responsabile di eventuali esclusioni, preclusioni, decadenze o prescrizioni, non riconducibili al comportamento non diligente dell’Organismo stesso, conseguenti a:
a) mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili alla responsabilità dell’Organismo;
b) imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell’oggetto della domanda e del diritto azionato ad opera dell’istante; In entrambi i casi uniche responsabili saranno le Parti interessate.

3. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, la comunicazione del deposito della domanda di Mediazione è fatta anche a cura della Parte istante, ancorché senza l’indicazione della data dell’incontro di Mediazione.

Art. 12 - Interpretazione e applicazione delle norme

1. Il Mediatore interpreta e applica le norme del Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità.

2. Tutte le altre regole procedurali sono interpretate e applicate da RICONCILIAMO.

Art. 13 - Legge applicabile

1. La Mediazione è regolata e produce gli effetti stabiliti dalla legge applicabile in Italia.

2. Ogni disposizione che intervenga modificando la disciplina corrente della Mediazione durante la vigenza del presente regolamento sarà recepita ed applicata tempestivamente da RICONCILIAMO.